Política de tratamiento de datos

LAGUARDIA SAS (de ahora en adelante “LAGUARDIA”) es una empresa privada identificada con Nit N° 901302926 cuyo objeto social se basa en la asesoría jurídica y prestación de servicios jurídicos, que bajo la debida autorización del titular, usa, circula y recolecta datos personales, para ejecutar de forma correcta los mandatos encomendados, en consecuencia y de conformidad con la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 2157 de 2021 y demás normas que complementen, adicionen o modifiquen, LAGUARDIA expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales – en adelante “LA POLÍTICA”, que pretende garantizar los derechos que le asisten a los titulares de la información suministrada a LAGUARDIA a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en nuestras bases de datos.

Al permanecer o interactuar en nuestra página web https://juridicoslaguardia.com/, nuestros teléfonos de contacto, redes sociales, formularios de recolección de datos, solicitar cotizaciones o usar nuestros servicios, usted acepta conocer y entender esta política, y manifiesta que al suministrar sus datos por cualquiera de los medios anteriores o los nuevos que se puedan crear, lo hace de forma voluntaria, consciente e informada, autorizando la recolección, registro, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, intercambio, actualización, y disposición de los datos personales que sean suministrados, y que se incorporen en las distintas bases de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta LAGUARDIA, de forma libre, previa, expresa, voluntaria, inequívoca y debidamente informada.

Se deja claro igualmente que LAGUARDIA obtendrá mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada de manera previa, expresa e informada a los Titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento; Esta manifestación de voluntad del Titular puede otorgarse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LAGUARDIA, tales como:

1. Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LAGUARDIA.
2. De forma verbal, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia, debidamente registrada.
3. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

En ningún caso LAGUARDIA tomará el silencio del Titular como la emisión de la autorización ni como una conducta inequívoca.

Los datos personales solicitados corresponden exclusivamente a aquellos que resultan pertinentes, necesarios y adecuados para el desarrollo de las finalidades previamente informadas. LAGUARDIA pone de presente que los datos recolectados se emplean en el respeto de los derechos de Habeas Data y en especial en el caso de los menores de edad se realiza bajo la observancia de un interés superior del menor.

DATOS QUE SE OBTIENEN

LAGUARDIA, puede recolectar información y datos personales de sus clientes, sus empresas, colaboradores de la empresa, proveedores y demás individuos relacionados con ella (Los Titulares), lo cual, puede variar en razón de requerimientos de autoridades, facilidades tecnológicas, naturaleza del producto y/o servicio, entre otros, para tales efectos, LAGUARDIA puede recolectar información y datos personales, de cualquier persona que tenga relación con nosotros, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo ya sean propios o contratados con terceros, archivos en la nube, en archivo físicos y demás mecanismos que permitan almacenar la información.

Entre otros, LAGUARDIA podrá recolectar datos como los que se enumeran a continuación de manera enunciativa, no limitativa:

DATOS DEL CLIENTE, COTIZANTE, USUARIO

1. Nombre completo
2. Tipo y número de Identificación.
3. Fecha de expedición de la cédula de ciudadanía o documento de identidad
4. Fecha de nacimiento.
5. Estado civil.
6. Domicilio.
7. Correo electrónico, teléfono, dirección física.
8. NIT
9. Nombre del representante legal principal y/o suplente
10. Tipo y número de Identificación del representante legal principal y/o suplente.
11. Fecha de expedición de la cédula de ciudadanía o documento de identidad del representante legal principal y/o suplente.
12. Domicilio, Correo electrónico, teléfono, dirección física del representante legal principal y/o suplente o de la empresa.
13. Información adicional que se requiera para el desarrollo de los servicios jurídicos ofrecidos.
14. Información financiera, contable
15. Información de bienes propios o de la empresa (muebles e inmuebles)
16. Tipo de negocio
17. Descripción de la actividad económica o comercial
18. Copia u original de la información anteriormente descrita

Información y datos personales recolectados por LAGUARDIA mediante la vinculación de sus colaboradores, empleados, proveedores,

1. Nombre
2. Tipo y número de identificación.
3. Copia de Cédula de ciudadanía o documento de identidad
4. Estado civil
5. Fecha nacimiento
6. Dirección residencia
7. Numero de contacto
8. nombre y contacto de familiar en caso de emergencia
9. EPS, ARL
10. Estado de vacunación
11. Reporte sobre enfermedades padecidas
12. Y demás información que se requiera para el desarrollo de los servicios contratados.

La anterior información puede variar (aumentar o disminuir) de acuerdo a las necesidades propias de LAGUARDIA o a requerimientos institucionales o estatales.

FINALIDAD DE DATOS PERSONALES

LAGUARDIA recolecta, almacena, usa, actualiza, circula y elimina los datos personales de sus clientes, aliados, proveedores y trabajadores para dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales que le sean exigibles, así, también, como herramienta en la etapa de negociación y, en cumplimiento del principio de buena fe, en la etapa poscontractual, pudiendo también llevar a cabo procesos estadísticos u ofrecimiento de productos y servicios en general.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

Los siguientes son los derechos de los Titulares: Conocer, actualizar y rectificar, eliminar la autorización para el tratamiento de sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

AUTORIZACIÓN RETROACTIVA DE USO DE DATOS

Para efectos del Tratamiento de los Datos Personales recolectados con anterioridad a la entrada en vigencia del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, LAGUARDIA como responsable y encargado de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, solicita a todas las personas que en algún momento, por razones de la actividad que despliega la empresa, hayan suministrado datos personales, su autorización para que de manera libre, previa, expresa y voluntaria permitan continuar con su tratamiento. Tal autorización permitirá a LAGUARDIA, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, de acuerdo con el Procedimiento para el tratamiento de los datos personales en procura de cumplir con las siguientes finalidades: 1) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del beneficiario o aspirante. 2) Para el tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico. 3) Para el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono). 4) Y las demás que se requieran para la prestación del servicio. El alcance de la autorización comprende la facultad para que LAGUARDIA envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa al portafolio de servicios de la empresa, a través de correo electrónico, físico, mensajes de texto al teléfono móvil, llamadas u otros similares. Los titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales, derecho que puede ser ejercido a través de los canales gratuitos dispuestos por la Compañía mediante Comunicación dirigida a cor.comercial@juridicoslaguardia.com

Por todo lo anterior, usted autoriza a la compañía para tratar su información personal con la cual cuentan de acuerdo con su política de tratamiento de datos personales disponible en https://juridicoslaguardia.com/ misma que podrá modificar o actualizar, a fin de atender reformas legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de servicios o productos, dando aviso previo por medio de la página web de la empresa y/o correo electrónico.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. Datos de naturaleza pública;
3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a LAGUARDIA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como por ejemplo para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, la institución educativa podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Los Titulares deberán suministrar información veraz sobre su información y datos personales para hacer posible la prestación de los servicios contratados, así como para los demás servicios que ellos requieran y bajo cuyas condiciones aceptan entregar la información requerida.

LAGUARDIA presume la veracidad de la información suministrada y no realizará verificación alguna, ni asume la obligación de verificar la identidad de los Titulares, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por ende, LAGUARDIA no asume responsabilidad por datos y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

ÁREAS RESPONSABLES DEL MANEJO DE LOS DATOS

Las bases de datos son administradas por las siguientes dependencias:

1. DIRECCIÓN GENERAL: Maneja las bases de datos relacionadas con los clientes, así como los contactos directos con ellos a través del CEO y del auxiliar de gerencia. Correo electrónico: sebastian.miranda@juridicoslaguardia.com y aux.gerencia@juridicoslaguardia.com.
2. ÁREA COMERCIAL: El Coordinador comercial se encarga de la base de datos de los clientes. Correo electrónico: cor.comercial@juridicoslaguardia.com
3. ÁREA DE OPERACIONES: La directora de operaciones y la coordinadora jurídica manejan los datos de los clientes, su información personal y documentación privada, semiprivada, pública, personal. Correo electrónico: claudia.solarte@juridicoslaguardia.com y cor.juridico@juridicoslaguardia.com
4. ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Administra la base de datos de los colaboradores. Correo electrónico: financiero@juridicoslaguardia.com

VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

La información suministrada por el Titular podrá ser objeto de almacenamiento de manera continua en la plataforma de gestión de datos empleada por LAGUARDIA, con el propósito de garantizar la adecuada respuesta a las normativas aplicables en el ámbito pertinente, así como a los aspectos de carácter administrativo, contable, fiscal, jurídico e histórico inherentes a dicha información. Este almacenamiento persistente también se justificará en aquellos casos que estén contemplados en las disposiciones legales y reglamentarias en vigencia. Es importante destacar que la retención de la información personal se llevará a cabo de acuerdo con los plazos estipulados por la legislación vigente y conforme a las finalidades legítimas para las cuales los datos fueron recolectados inicialmente.

ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES

Las presentes disposiciones sobre el tratamiento de la información y datos personales podrán ser objeto de actualización o modificación en concordancia con las normativas legales y regulaciones vigentes. Para estar plenamente informados sobre las novedades que puedan surgir en la Política de Tratamiento de Datos Personales, los Titulares tienen la responsabilidad de revisar periódicamente la versión más reciente de esta política, la cual estará disponible en la página web de LAGUARDIA: https://juridicoslaguardia.com/politicas-de-privacidad/. A través de esta plataforma, se proporcionará acceso a las actualizaciones realizadas y a las modificaciones introducidas, garantizando así que los Titulares se mantengan al tanto de cualquier cambio relevante en el manejo de sus datos personales.

RECLAMOS

Usted, atendiendo a su condición de representante legal o titular de los datos personales que sean recolectados por la LAGUARDIA, podrá formular consultas, peticiones y reclamos, con el propósito de conocerlos y/o informarse sobre el tratamiento del que son objeto, y cuando los mismos deban ser actualizados, modificados o rectificados al siguiente correo electrónico prop.intelectual@juridicoslaguardia.com. 

A su vez, si en el desarrollo de las diversas operaciones que se efectúen sobre los datos personales, usted considera que estos han sido utilizados de manera contraria a las finalidades autorizadas o a las normas y principios que regulan el tratamiento de información personal, podrá usar la vía que se ha implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva así:

1. Comunicación dirigida a LAGUARDIA a través de correo electrónico del área que corresponda el reclamo indicando: Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes; Lo que se pretende consultar; la dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes; Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente. En caso de faltar algún soporte, información u otro necesario para dar respuesta, LAGUARDIA se comunicara por los medios indicados en la petición a fin de que el Titular y/o su representante y/o causahabientes la complementen, adicionen o expliquen. Si al cabo de 2 meses el Titular y/o su representante y/o causahabientes no da respuesta a la solicitud de complemento, adición o explicación, se entenderá que ha desistido del reclamo. La emisión de respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos se enviarán mediante correo electrónico, sin perjuicio de aquellas que deban ser enviadas por correo certificado. Este canal podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
2. Procedimiento para la realización de peticiones y consultas: El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando:
   
   1. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
   2. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro.
   3. La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
   4. La información que desea conocer, a través de los correos señalados en la presente política.
   5. Las peticiones y/o consultas serán atendidas por LAGUARDIA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, salvo que se trate de un hecho de fuerza mayor insuperable, caso en el cual se le indicará tal condición al Titular solicitante y el término de atención al requerimiento. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LAGUARDIA garantiza:
   6. Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, LAGUARDIA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
   1. 1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
      2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
      3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
3. Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a LAGUARDIA su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
   
   1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
   2. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recaudados.
   3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LAGUARDIA. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto, en consecuencia, nos podremos negar el ejercicio del mismo cuando:

1. 1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
   2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
   3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Si desea obtener mayor información en relación con los medios y mecanismos dispuestos por LAGUARDIA para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular, puede consultar la Política del Tratamiento de la Información y Datos Personales en la dirección web https://juridicoslaguardia.com/politicas-de-privacidad/. Cualquier cambio en La Política le será comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales antes de su implementación, o a través de la notificación en nuestros canales de comunicación.